Cách bảo mật thông tin khi họp trực tuyến qua Zoom hiệu quả nhất

Vấn đề bảo mật khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến Zoom đang là nỗi lo ngại của hàng triệu người dùng toàn cầu. Để đảm bảo dữ liệu cá nhân không bị rò rỉ, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các lưu ý quan trọng giúp bảo vệ thông tin an toàn khi tham gia các cuộc họp trực tuyến.

Tại sao cần phải lưu ý về vấn đề bảo mật trên Zoom?

Cục Điều tra liên bang Mỹ (FBI) đã đưa ra cảnh báo về những lỗ hổng trên phần mềm họp trực tuyến Zoom, cho phép hacker đánh cắp thông tin đăng nhập của người dùng và tự động khởi chạy các phần mềm độc hại trên máy tính.

Khi kẻ xấu xâm nhập vào lớp học hoặc cuộc họp ảo, chúng có thể thực hiện các hành vi đe dọa hoặc quấy rối, gây ảnh hưởng đến tâm lý người dùng. Đặc biệt với các máy tính trong hệ thống văn phòng hoặc công ty, nếu thông tin đăng nhập Windows bị đánh cắp, hệ thống có thể trở thành “con tin” để kẻ xấu tống tiền hoặc tấn công đơn vị đó.

Bên cạnh đó, khả năng tự động khởi chạy chương trình của Zoom cũng là một rủi ro lớn. Dù phía nhà phát triển đã cam kết bảo vệ quyền riêng tư, đặc biệt là đối với trẻ em và dữ liệu người học, người dùng vẫn cần chủ động thực hiện các biện pháp phòng ngừa.

Một số biện pháp giúp bảo mật tốt hơn trên Zoom

Bảo mật ID trong cuộc họp

Mỗi cuộc họp Zoom được tạo ra dựa trên ID gồm 9 chữ số. Nếu ID này bị công khai, những kẻ quấy rối có thể dễ dàng truy cập và làm gián đoạn cuộc trò chuyện của bạn. Để đảm bảo an toàn, bạn nên:

• Tuyệt đối không chia sẻ ID cuộc họp công khai trên mạng xã hội.
• Cẩn trọng trong việc chia sẻ ID với người khác.
• Sử dụng tùy chọn tạo ID ngẫu nhiên thay vì sử dụng ID cá nhân khi lên lịch cuộc họp.

Từ chối những người dùng không mong muốn

Ngay cả khi đã áp dụng các biện pháp phòng ngừa, bạn vẫn cần cảnh giác với những vị khách lạ. Hãy chủ động từ chối quyền truy cập của những người dùng không mong muốn vào cuộc họp.

Bảo mật dữ liệu cuộc họp

Máy chủ lưu trữ có khả năng ghi lại toàn bộ âm thanh, video và các đoạn trò chuyện công khai. Vì đây là tính năng giúp tạo nhật ký xem lại, bạn cần hết sức cẩn thận khi chia sẻ các tệp tin trong cuộc họp để tránh lộ thông tin nhạy cảm.

Sử dụng tính năng phòng chờ của Zoom

Khi kích hoạt tính năng “Phòng chờ” (Waiting Room), người tham gia sẽ được xếp vào hàng đợi. Chủ cuộc họp sẽ là người quyết định phê duyệt cho ai vào phòng. Nếu thấy người dùng khả nghi, hãy từ chối cho phép họ tham gia.

Tắt âm thanh và tắt video người tham dự cuộc họp

Để ngăn chặn nội dung xấu hiển thị trên màn hình, chủ phòng họp có thể chủ động tắt âm thanh và video của người tham gia:

• Nhấp vào mục “Quản lý người tham gia” (Manage Participants) ở thanh công cụ phía dưới.
• Tại menu mở bên phải, chọn mục “Khác” (More).
• Thiết lập các tùy chọn tắt tiếng hoặc video phù hợp.

Nếu người tham dự muốn phát biểu, hãy yêu cầu họ sử dụng tính năng trò chuyện để xin phép, sau đó chủ phòng mới bật âm thanh cho họ.

Tắt chia sẻ màn hình

Để ngăn chặn người khác tự ý trình chiếu nội dung, hãy thực hiện các bước sau:

• Trong khi đang họp, chọn nút “Share Screen” màu xanh lục.
• Chọn “Advanced Sharing Options”.
• Tích vào mục “Only Host” trong phần “Who can share?”.

Các dịch vụ hội họp trực tuyến có thể thay thế Zoom

Google Hangouts

Đây là tiện ích phổ biến giúp người dùng hội họp và trao đổi công việc hiệu quả. Bạn có thể sử dụng tính năng Chat để trò chuyện nhóm từ 2 người lên đến tối đa 150 người.

Skype Meet Now

Tính năng mới từ Skype giúp người dùng hội họp mà không cần tài khoản hay phải tải phần mềm về máy. Bạn có thể dễ dàng nhắn tin và tham gia họp nhóm trực tuyến ngay trên ứng dụng này.

FaceTime

Ứng dụng độc quyền của Apple cho phép gọi nhóm tối đa 32 người với chất lượng video cao. Đây là giải pháp miễn phí dành cho các thiết bị sử dụng hệ điều hành iOS hoặc macOS.

Signal

Signal là ứng dụng mã nguồn mở miễn phí cho Android, iOS và máy tính. Với công nghệ mã hóa nối đầu (end-to-end encryption), ứng dụng cho phép người dùng gửi tin nhắn, hình ảnh, video và gọi điện nhóm một cách bảo mật tuyệt đối, không tốn phí SMS hay MMS.

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm kiến thức hữu ích để bảo mật dữ liệu và thông tin cá nhân khi làm việc trực tuyến. Hãy lựa chọn công cụ phù hợp nhất với nhu cầu của bản thân!